1. Emettere un rapporto di non conformità o di azione preventiva nei confronti di un processo aziendale di qualunque tipo. Quest’operazione è accessibile a tutti.
2. Rispondere ad un rapporto di non conformità o di azione preventiva, indirizzandone la soluzione e assegnando gli incarichi per l’azione correttiva e per il suo controllo.
3. Registrare in ogni fase il risultato delle azioni correttive intraprese e dell’esito della loro verifica da parte degli incaricati.
4. Costruire i piani e gestire gli Auditing sia interni che esterni, tracciare la "storia" delle anomalie e delle azioni correttive individuate nel corso degli Auditing.
5. Produrre listati dei rapporti emessi in un periodo di tempo per verificarne lo stato, con possibilità di scelta tra:
   • non conformità aperte, risolte, chiuse, annullate
   • azioni preventive aperte, risolte, chiuse
   • azioni correttive aperte,
   • tutti rapporti non chiusi o meno.
   • Questi listati sono destinati principalmente al responsabile della qualità.
6. Produrre statistiche sul numero di rapporti nei vari stati in un periodo di tempo, anch’esse destinate principalmente al responsabile della qualità.
7. Registrare nel database i processi aziendali e loro responsabili.

Con Ge9000 ogni operatore, così come definito nel manuale della qualità, è messo in grado di compiere le azioni che gli competono nel gestire le risposte ai rapporti. Il programma, infatti, rende visibile solo quanto compete a ciascuno:

• Il responsabile di processo vede solo i rapporti di non conformità o di azione preventiva di sua responsabilità con chiara evidenza del loro stato: aperto, in corso di correzione, risolto.
• L’incaricato dell’azione correttiva vede solo i rapporti di non conformità la cui correzione spetta a lui, con l’indicazione della data entro la quale dovrà essere effettuata. Vede anche tutti i rapporti di azione preventiva che gli competono.
• L’incaricato del controllo vede i soli rapporti di non conformità e di azione preventiva risolti, la cui risoluzione spetta a lui controllare.

Tutti gli operatori coinvolti sono informati in tempo reale sullo stato dei rapporti e, se devono intervenire nella risoluzione di una non conformità, sono avvisati dal programma mediante messaggi di posta elettronica trovati nella propria casella postale.

• Remotizzazione e asincronismo degli accessi: emissione dei rapporti di non conformità accessibile a tutti gli utenti della Intranet, in qualunque momento.
• Tempo reale: notifiche in tempo reale di avvenute emissioni di rapporti a tutti gli interessati, grazie a messaggi e-mail automatici.
• Automatismi delle comunicazioni: sollecitazioni degli interventi e dei controlli automatizzate.
• Controllo continuo sull’iter di risoluzione da parte dei responsabili dei processi coinvolti e del responsabile della qualità.
• Affidabilità delle informazioni: situazione dello stato dei rapporti aggiornata in tempo reale.

Anche se i dipendenti si trovano in sedi diverse dell’impresa, magari geograficamente distanti dal centro, o viaggiano per affari, la lontananza non è un problema: basta disporre di un computer, di un login di accesso e di una connessione Internet per collegarsi istantaneamente all’applicazione e comunicare con tutti gli interessati in modo automatico.

I listati e report statistici, richiesti dagli utenti attraverso maschere per l’inserimento dei criteri di ricerca, sono ritornati sotto forma di tabelle in pagine Web facilmente stampabili.

In tutte le pagine, è disponibile un aiuto specifico.